メールアドレスは個人情報です。一斉送信で宛先を間違えれば、お客様のアドレスがほかのお客様全員に見えてしまいます。
メール配信で起きる情報漏洩には、日々の送信作業の中の取り違えから起きるものと、配信サービスそのものが不正アクセスを受けて起きるものがあります。前者は仕組みで防げる部分が大きく、後者は預ける先をどう選ぶかの問題です。
この記事では、メール配信で情報漏洩が起きる場面と、その防ぎ方を整理しました。あわせて、配信システムを選ぶときにセキュリティ面で確認しておきたい項目もまとめています。
メール配信で情報漏洩が起きる4つの場面
メール配信にまつわる情報漏洩は、大きく4つに分けられます。
| 場面 | 何が起きるか | 主な原因 |
|---|---|---|
| BCCの入れ間違い | 宛先欄に全員のアドレスが並び、受け取った人全員に見える | TOとBCCの選び間違い、手作業での貼り付け |
| 宛先の取り違え | 別の相手に向けた内容が届く | リストの行ずれ、差し込みの設定ミス |
| 顧客リストの持ち出し | リストそのものが外部に出る | 端末の紛失、退職時の持ち出し、共有設定の誤り |
| 配信サービスへの不正アクセス | 預けていた顧客情報が外部に出る | 配信サービス側のシステムへの侵入 |
上の3つは、送る側の仕組みで防げる部分が大きいものです。4つ目は、どの配信サービスを使うかという選択の問題になります。順番に見ていきます。
BCCでの一斉送信をやめる
メールソフトのBCCに全員のアドレスを入れて送る方法は、手軽なぶん、取り返しのつかない失敗につながります。TOやCCに入れてしまえば、お客様のアドレスが受け取った人全員に見えます。
一度送ってしまうと、メールを取り消すことはできません。できるのは、被害が広がらないようにすること、どこまで漏れたかを調べること、そして必要な報告と連絡を行うことです。
個人情報の漏洩にあたる場合、本人への通知と個人情報保護委員会への報告が必要になることがあります。要件は個人情報保護委員会が公開しています。
メルマガスタンド（メール配信システム）を使うと、1通ずつ個別に送る形になるため、ほかの人のアドレスが見えることがありません。宛先は読者リストから自動で割り当てられるので、手で貼り付ける作業そのものがなくなります。
BCCでの一斉送信には、ほかにも届きにくくなるという問題があります。大量の宛先を一度に指定したメールは、受信側で迷惑メールと判断されやすくなるためです。詳しくはGmailの送信者ガイドラインの記事で説明しています。
宛先の取り違えを防ぐ
差し込みを使うメールでは、「〇〇様」の部分が別の人の名前になる取り違えが起きます。原因の多くは、リストの行がずれていることと、設定を確かめずに送ってしまうことです。
防ぎ方は単純で、送る前に自分宛てに送って受け取ってみることです。
オートビズのテスト配信を使うと、本文の見え方、リンクが切れていないか、配信解除のURLが入っているかを、実際のメールで確認できます。
ただし、テスト配信では差し込みの部分までは反映されません。名前がきちんと入るかを確かめたいときは、自分のメールアドレスで実際に読者登録をして、本番と同じ形で受け取ってください。ステップメールの場合も、自分で登録して全通を受け取っておくと、順番と内容をまとめて確認できます。
顧客リストの管理
リストをExcelやCSVで持っていると、ファイルが人の手を渡るたびに、持ち出しや紛失の可能性が増えます。誰がいつ見たかも分かりません。
配信システムにリストを預けると、ファイルを配らずに済みます。確認したいのは次の点です。
- 管理画面にログインするとき、ID・パスワード以外の確認があるか
- 通信が暗号化されているか
- リストの取り出しに制限をかけられるか
- リストを取り出せるか（やめるときに持ち出せないと困ります）
オートビズでは、ログイン時にワンタイムパスワードによる確認を行っています。通信はすべて暗号化されており、読者リストのダウンロードには別途パスワードを設定できます。管理画面に入れる人と、リストを持ち出せる人を分けられるということです。
ダウンロードのパスワードは、設定して初めて有効になります。複数人で運用するなら、使い始めのときに設定しておいてください。
配信サービスそのものが狙われることもある
ここまでは、送る側の作業で起きる事故の話です。これとは別に、配信サービスそのものが不正アクセスを受け、預けていた顧客情報が外部に出る可能性もあります。
配信システムを使えば、BCCの入れ間違いのような人の手による事故は減らせます。ただ、顧客情報を預ける先が増えるということでもあり、預けた先のリスクがゼロになるわけではありません。
だからこそ、サービスを選ぶときには、料金や機能だけでなく、事業者がどのような管理体制をとっているかを見ておく必要があります。次の節で、確認したい項目をまとめます。
配信システムを選ぶときに確認したいこと
料金や機能だけでなく、次の点も見ておくと、あとで困りにくくなります。
| 確認すること | なぜ見るのか |
|---|---|
| 第三者の認証を受けているか | セキュリティの取り組みを、社外の審査で確かめているかが分かります |
| 送信ドメイン認証に対応しているか | なりすましを防ぎ、メールを届きやすくするための仕組みです |
| 同意のない配信を禁止しているか | 運営側のルールが緩いと、同じシステムから送られる迷惑メールの影響を受けます |
| リストを取り出せるか | 乗り換えるときに、読者を引き継げるかが決まります |
| 事故が起きたときの対応が示されているか | 公表や連絡の体制があるか。事故はゼロにできないので、起きたあとの対応が分かれます |
| リストを戻せる仕組みがあるか | 障害やデータの消失があったとき、どこまで復旧できるかが決まります |
送信ドメイン認証（SPF・DKIM・DMARC）については、「届くメール」の最終兵器！SPF、DKIM、DMARCって何？ゼロから解説で説明しています。
オートビズのセキュリティへの取り組み
ISMS認証（ISO/IEC 27001）を取得しました
オートビズを運営する株式会社ビズクリエイトは、情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）の国際規格であるISO/IEC 27001:2022の認証を取得しています。適用範囲は「ASPサービス事業」です。
ISMSは、情報を守るための決まりごとを作り、実際に運用し、見直し続ける仕組みのことです。認証は、その仕組みが規格の求める水準にあることを、第三者の審査機関が確認したことを示します。
なお、認証は「情報漏洩が絶対に起きない」ことを保証するものではありません。事故を防ぐための体制を整え、継続して見直していることを、社外の目で確かめてもらったものです。
そのほかの取り組み
- 同意を得たメールアドレスにだけ配信できるルールにしています（インターネットや法人リストから集めたアドレスへの配信はできません）
- 送信ドメイン認証（SPF・DKIM・DMARC）に対応しています
- 管理画面へのログイン時に、ワンタイムパスワードによる確認を行っています
- 読者リストのダウンロードに、別のパスワードを設定できます
- 通信を暗号化しています
まとめ
- メール配信の情報漏洩は、BCCの入れ間違い、宛先の取り違え、リストの持ち出し、配信サービスへの不正アクセスの4つが主な場面
- BCCでの一斉送信をやめ、配信システムから1通ずつ送る形にすると、アドレスが見える事故は起きない
- 送る前にテスト配信で見え方とリンクを確認し、差し込みは自分で読者登録して確かめる
- 配信システムを選ぶときは、第三者の認証、送信ドメイン認証、同意のない配信の禁止、リストの取り出しを確認する
- 配信サービス側が不正アクセスを受ける可能性も含めて、預ける先の管理体制を見ておく
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