色々な方から話を聞いていると、メルマガを書くのに6時間とか、中にはもっと時間がかかっている人もいらっしゃいます。たしかにメルマガを書くことは生産的で、優先度もあげるべき仕事の一つだと言えます。ですが、そこに何時間も費やしてしまったら他の仕事ができません。この記事ではメルマガを書く時間を減らすためのヒントをお伝えします。
メルマガはどのくらいの時間で書くべき?
送る目的やどんな内容を書くかにもよりますが、信頼関係を構築することを目的とした一般的なメルマガであれば、30分〜1時間以内をまずは目標にしてみるのがいいでしょう。
冒頭にも書いたように、メルマガは読者との関係維持でしたり、教育や育成などのマーケティング活動に当てはまりますので、生産的な仕事(収益や売上を生む仕事)の一つです。ですが、メルマガだけに時間を取られてしまったら他のやるべき仕事ができません。他のやるべきことを行うためにも目安として、まずはこのくらいの時間で書くことを意識しましょう。
とは言っても、元々の得意不得意もあるので、人によっては最初からこの時間を目指すのは難しいと思います。慣れの部分も大きいので徐々に時間が縮められるように日頃から文章を書くことがオススメです。
メルマガを書く時間を短縮する4つの方法
1)ネタを日頃からストックする
例えば料理を作るとして、これからスーパーに買い出しにいくのか、すでに食材が冷蔵庫に入っているのかでは、時間に雲泥の差がでますよね。必ず日頃からメルマガのネタをストックし、いつでも引き出せる状態にしておきましょう。ネタのストック方法については、こちらの記事(メルマガのネタに困ってる?毎日続く人のネタ作りの秘訣とは?)を参考にしてください。
2)前日・寝る前に書くテーマを考える
前日や寝る前に、「明日何書こうかな」と、決まらなくてもいいので、ぼんやりと思い浮かべながら眠ることをおすすめします。そうすると次の日にネタを決めることに体力を使うことなく、書くことからスタートできます。朝の脳がリセットされた状態で、意思決定(何を書くか考えること)をなるべく減らすことがポイント。意思決定の回数が多くなってしまうほど、脳が疲れて集中力が切れやすくなってしまうためです。
3)集中できる時間・環境で書く
この時間だけは誰にも邪魔されないという時間を確保し、一人だけで集中できるような場所も確保してみましょう。気があちこちに行ってしまうと効率も悪いので、これはぜひやってください。ちなみに私もそうですが、多くの人が朝のライティングをお勧めしています。これは脳がまだフレッシュな状態なので、メルマガを書くには最適な時間帯だからです。朝なら急なお誘いとか予定も入りにくい時間帯かと思うので、習慣化もしやすいと思います。
また、カフェで流れているような音楽を聞きながら書くとか、自然の音、例えば雨の音を聞きながら書くといったことも集中力を上げる一つの方法なので、よければ実践してみてください。
4)書く作業と修正する作業を分ける
書いているときはバックスペースキー、デリートキーを使わないことが原則です。
書きながら編集をするということは、エンジンを踏みながらブレーキを踏んでいる状態です。これだととても効率が悪いと言えます。。
紙やノートなどでパソコンを隠して、文章を書く人もいるくらいなので、(画面が見えてしまうと、修正したくなるため)とにかく頭に浮かんだことをまずは全部書く。そして書き終わったら修正していく。この順番を意識してみてください。
(補足)修正作業で意識すると良い点
・誤字脱字はないか
・同じ言葉は繰り返し使われていないか
・回りくどい表現になっていないか、文章は削れないか
・どこで区切ると読みやすいか
・簡単な言葉に置き換えられないか
・「です」「ます」など語尾が単調になりすぎていないか。
・箇条書きにできるところはないか
・!や顔文字を多用しすぎていないか